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RèglementsGénéreaux
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX( révisés le 21 avril 2006) SEPTEMBRE 2001 (révisés en avril 2003 et avril 2006) DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.Le nom officiel de la corporation est ASSOCIATION CIGOGNE 2.L’Association Cigogne a pour objet de : 2.1Offrir aux parents étudiants un lieu d’accueil, d’écoute et d’entraide pour assumer leur responsabilité de parents et leur situation d’étudiant dans les meilleures conditions possibles. 2.2Apporter le soutien psychologique et l’aide matérielle nécessaires aux étudiantes enceintes avec ou sans conjoint. 2.3Aider les étudiantes enceintes à mener à terme leur grossesse et leurs études dans les meilleures conditions possibles. 2.4Fournir des services aux étudiants attendant ou ayant de jeunes enfants au cours de leurs études. 2.5Informer et orienter les jeunes parents sur les services qui leur sont accessibles dans la société. 2.6Faciliter l’intégration des parents étudiants dans leur milieu d’étude. 2.7Sensibiliser le milieu d’étude aux besoins et aux conditions de vie des étudiantes enceintes et des parents étudiants. 3.Le siège social de l’Association est situé au 3333 chemin de la Côte Ste-Catherine en la Ville de Montréal, dans la Province de Québec ou à tout autre endroit dans la dite ville que fixe le conseil d’administration. 4.L’exercice financier commence le premier janvier et se termine le dernier jour de décembre. LES MEMBRES DE L’ASSOCIATION CIGOGNE 5.Les membres de la corporation Association Cigogne seront les suivants : 5.1 Les parents étudiants bénéficiaires et usagers de la corporation. 5.2Les intervenants rémunérés. 5.3Les intervenants bénévoles. 5.4 La directrice ou le directeur de l’Association 5.5 Toute autre personne qui souhaite participer à la poursuite des objets de la corporation et qui est admise par le conseil d’administration de la corporation. 6.Aucun membre de l’Association ne reçoit de rémunération pour ses services comme tels. Les membres qui contractent avec l’Association ou rendent des services à l’Association peuvent avoir droit à une rémunération dans le limite du coût du marché et dans le cadre des prévisions budgétaires. 7.Le conseil d’administration peut expulser un membre de l’Association s’il nuit au fonctionnement et aux objectifs de l’association. Le conseil étudie la possibilité d’expulsion lors d’une réunion où le point apparaît à l’ordre du jour de l’avis de convocation. Le vote d’expulsion doit recueillir les voix d’au moins les deux tiers des administrateurs présents. En cas de contestation de la décision, la personne aura un droit d’appel auprès de l’Assemblée générale annuelle. LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES 8.Une assemblée annuelle des membres doit être tenue dans les quatre (4) mois de la fin de l’exercice financier à telle date et heure que les administrateurs déterminent, au siège social de l’Association, ou à tout autre endroit dans la Ville de Montréal que les administrateurs peuvent déterminer, pour élire le président du conseil d’administration, nommer les vérificateurs et traiter les affaires annuelles. Les administrateurs doivent soumettre aux membres un état complet des affaires de l’Association, de sa situation financière et de toute autre chose qu’ils jugeront pertinentes. 9.Toutes les assemblées spéciales sont tenues au siège social de l’Association, ou à tout autre endroit dans la Ville de Montréal que le président ou les administrateurs peuvent déterminer. Une assemblée spéciale peut être convoquée ou par le président, ou par le conseil d’administration, ou par au moins un tiers des membres qui font la demande par écrit au secrétaire. Dans ce dernier cas, le secrétaire est obligé de convoquer une telle assemblée dans les huit (8) jours suivant la réception de la demande écrite. À défaut par le secrétaire de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. 10.Les avis de convocation sont écrits. Ils doivent indiquer l’heure, la date et le lieu des assemblées ainsi que les sujets à l’ordre du jour. Ils doivent parvenir à chaque membre à sa dernière adresse connue au moins six (6) jours avant la tenue de l’assemblée. 11.À l’assemblée annuelle, l’ajout ou le retrait d’un point à l’ordre du jour requiert l’accord de la majorité des membres présents; aux assemblées spéciales, toute modification à l’ordre du jour exige l’assentiment de 75% des membres présents. 12.Le quorum est constitué de sept (7) membres présents à l’assemblée. 13.Chaque membre a droit à un vote. Chaque question est décidée à la majorité des voix des membres présents. Dans le cas d’égalité des votes, le président a droit à un vote prépondérant en plus du vote qu’il a en tant que membre. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION 14.L’Association est administrée par un conseil d’administration composé de neuf (9) administrateurs dont 5 sont choisis par et parmi les membres de l’Association lors de l’Assemblée générale annuelle, dont les personnes suivantes : a)Le/la directeur/trice de l’Association b)La/le responsable de la halte-garderie le Baluchon c)Un représentant des organismes de bienfaisance d)Le /le directeur/trice du Centre étudiant Benoît-Lacroix , ou son/sa délégué/e e)Cinq (5) autres personnes choisies parmi les membres dont trois (3) sont des parents étudiants usagers de la corporation. 15.Le mandat des membres à titre d’administrateur est de deux (2) ans. L’administrateur dont le mandat se termine peut être réélu. 16.Aucun administrateur de l’Association ne reçoit de rémunération pour ses services comme tels. Les administrateurs qui contractent avec l’Association ou rendent des services peuvent avoir droit à une rémunération dans le limite du coût du marché et dans le cadre des prévisions budgétaires. 17.Chaque administrateur peut, en tout temps, remettre par écrit sa démission au conseil d’administration, démission qui devient effective à compter du moment où ce dernier, par résolution, l’accepte. 18.Chaque membre de la corporation peut en tout temps remettre par écrit sa démission au conseil d’administration. Suite à la démission d’un membre, celui-ci ne peut être remplacé sans l’accord du conseil d’administration ainsi que de l’organisme auquel il est rattaché, le cas échéant. Lorsqu’un membre démissionne, ainsi que l’organisme auquel il est rattaché, laissant ainsi un poste vacant, un nouvel organisme peut être mandaté par le conseil d’administration. 19.L’assemblée des membres peut destituer un administrateur de l’Association s’il nuit au fonctionnement et aux objectifs de l’association. L’une de ces raisons est le fait de ne pas assister, sans motif valable, à trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration. Les membres étudient la possibilité de destitution lors d’une assemblée où le point apparaît à l’ordre du jour de l’avis de convocation. Le vote de destitution doit recueillir les voix d’au moins les deux tiers des membres présents. En cas de contestation de la décision, la personne aura un droit d’appel auprès de l’assemblée générale annuelle. 20.Il y a automatiquement vacance à un poste d’administrateur de l’Association si : 20.1Un administrateur est reconnu dément ou il perd la raison;(par un médecin en exercice) 20.2Il n’occupe plus la fonction pour laquelle il a été nommé. 21.Le conseil d’administration comble toute vacance à un poste dans le meilleur délai possible. L’administrateur nommé pour combler une vacance demeure en fonction jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres. LES RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 22.Les administrateurs déterminent le lieu, la date et l’heure auxquels sont tenues les réunions du conseil d’administration. Il doit être tenu au moins une (3) réunions du conseil d’administration par année. 23.Chaque année, immédiatement après l’assemblée annuelle des membres, se tient une réunion du conseil d’administration afin de nommer le comité exécutif ( vice-président, secrétaire, trésorier) et de traiter de toute question pouvant y être soulevée. Cette réunion a lieu sans avis de convocation. 24.Une réunion spéciale peut être convoquée par le président ou par au moins un tiers des administrateurs qui font la demande par écrit au secrétaire. Dans ce dernier cas, le secrétaire est obligé de convoquer une telle réunion dans les huit (8) jours suivant la réception de la demande écrite. À défaut par le secrétaire de convoquer une telle réunion dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. 25.Les avis de convocation sont écrits. Ils doivent indiquer l’heure, la date et le lieu des réunions ainsi que les sujets à l’ordre du jour. Ils doivent parvenir à chaque administrateur à sa dernière adresse connue au moins six (6) jours avant la tenue de la réunion. 26.Aux réunions régulières, l’ajout ou le retrait d’un point à l’ordre du jour requiert l’accord de la majorité des administrateurs présents; aux réunions spéciales, toute modification à l’ordre du jour exige l’assentiment de 75% des administrateurs présents. 27.Le quorum est constitué de cinq (5) administrateurs en fonction présents à la réunion dont 3 sont des membres élus. 28.Chaque administrateur a droit à un vote. Chaque question est décidée à la majorité des voix des administrateurs présents. Dans le cas d’égalité des votes, le président a droit à un vote prépondérant en plus du vote qu’il a en tant qu'administrateur. LES POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS 29.1 Les administrateurs administrent les affaires de l’Association et ils peuvent passer, au nom de celle-ci, toutes espèces de contrats permis par la Loi. D’une façon générale, ils exercent tous les pouvoirs et toutes les fonctions de l’Association et ils posent tous les actes dans les limites de la capacité de cette dernière, sauf ceux que la Loi réserve expressément aux membres. D’une façon particulière, les administrateurs sont expressément autorisés à louer, à acheter ou autrement à acquérir ou à vendre, à échanger, à hypothéquer, à donner en gage ou autrement à aliéner les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs, de l’Association. Les administrateurs peuvent adopter des résolutions portant sur les pouvoirs que doivent nécessairement exercer les administrateurs eux-mêmes et une copie de ces résolutions est conservée dans les archives de l’Association. Finalement, ils peuvent poser tout autre acte nécessaire ou utile dans l’intérêt de l’Association. 29.2Les administrateurs se réservent le droit de refuser d’aider des personnes, même si celles-ci pourraient solliciter l’Association en vertu de ses objets, s’ils ont des raisons valables et justifiées d’agir ainsi. 30.Chaque administrateur de l’Association doit, dans l’exercice de ses pouvoirs et dans l’exécution de ses devoirs, agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l’Association et éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts entre son intérêt personnel et celui de l’Association. De plus, chaque administrateur doit agir en respect de la Loi, de ses règlements d’application, de l’acte constitutif et des règlements de l’Association. Il peut, afin de prendre une décision, s’appuyer de bonne foi sur l’opinion ou le rapport d’un expert et est, en pareil cas, présumé avoir agi avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l’Association. 31.Les administrateurs peuvent autoriser des dépenses visant à promouvoir les objectifs de l’Association. Ils engagent le/la directeur/trice ainsi que le personnel de l’Association. Ils peuvent également engager une ou des personnes pour faire tout travail qu’ils jugent nécessaire. De même, ils peuvent engager tout expert à l’occasion d’un travail ou d’une étude spéciale. Ces personnes sont sous le contrôle du conseil d’administration. Le conseil d’administration fixe la rémunération de tous les dirigeants, agents et employés de l’Association et définit les conditions de travail du personnel salarié. 32.Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires afin de permettre à l’Association de solliciter, d’accepter ou de recevoir des dons ou des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l’Association. 33.Les administrateurs peuvent, à leur discrétion, soumettre tout contrat, toute mesure prise ou toute transaction pour approbation, confirmation ou ratification à une assemblée des membres convoquée à cette fin. Sous réserve de la Loi, un tel contrat, une telle mesure prise ou une telle transaction doivent être approuvés, ratifiés ou confirmés par une résolution adoptée à la majorité simple des voix recueillies à une telle assemblée, et, à moins qu’une exigence différente ou supplémentaire ne soit imposée par la Loi, par l’acte constitutif ou par tout autre règlement de l’Association, ce contrat, cette mesure prise ou cette transaction sont aussi valides et lient autant l’Association et les membres que s’ils avaient été approuvés, confirmés ou ratifiés par tous les membres de l’Association. LES OFFICIERS 34.Le comité exécutif du conseil d’administration est constitué de quatre (4) officiers: le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Le président est élu lors de l’assemblée annuelle des membres. Le conseil d’administration élit les autres officiers à sa réunion faisant immédiatement suite à l’assemblée annuelle des membres de l’Association. Ceux-ci sont élus parmi les administrateurs du conseil d’administration. Les postes de trésorier et de secrétaire peuvent être combinés et détenus par la même personne. Les administrateurs peuvent nommer un trésorier-adjoint et un secrétaire-adjoint dans le but d’assister ces officiers dans leurs fonctions. 35.Les membres du comité exécutif sont élus pour une période d’un (1) an à compter de la date d’élection et jusqu’à la prochaine élection. 36.Aucun officier de l’Association ne reçoit de rémunération pour ses services comme tels. Les officiers qui contractent avec l’Association ou rendent des services à l’Association peuvent avoir droit à une rémunération dans le limite du coût du marché et dans le cadre des prévisions budgétaires. 37.En cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de l’Association ou pour toute autre raison jugée suffisante, le conseil d’administration pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre administrateur. 38.Le président de l’Association surveille, administre et dirige généralement les affaires de l’Association, à l’exception des pouvoirs que doivent nécessairement exercer les administrateurs eux-mêmes et des affaires que doivent traiter les membres lors d’assemblées annuelles ou spéciales. Il exerce tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par les administrateurs. Il donne, lorsque requis par les administrateurs, ou par un (1) ou plusieurs d’entre eux, tous les renseignements pertinents relatifs aux affaires de l’Association. Le président de l’Association préside, s’il est présent, toutes les réunions du conseil d’administration et toutes les assemblées des membres. 39.En l’absence du président de l’Association ou en cas d’incapacité, de refus ou de défaut d’agir de celui-ci, le vice-président le remplace et possède tous ses pouvoirs et assume tous ses devoirs. 40.Le secrétaire agit comme secrétaire à toutes les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et à toutes les assemblées des membres. Il doit s’assurer que tous les avis sont donnés et que tous les documents sont envoyés conformément aux dispositions de la Loi et des règlements de l’Association et conserver dans les archives de l’Association les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et des assemblées des membres. De plus, il doit veiller à la conservation et à la mise à jour de tous les livres, registres, rapports, certificats et autres documents de l’Association. Il est également tenu au classement des archives de ce dernier. Il contresigne les procès-verbaux. Il exécute finalement les mandats qui lui sont confiés par le président de l’Association ou par les administrateurs. Ces derniers peuvent nommer un secrétaire-adjoint dans le but d’assister le secrétaire de l’Association. 41.Le trésorier a la charge générale des finances de l’Association. Il est responsable de tous fonds, titres, actions, livres, quittances et autres documents de l’Association. Il veille à déposer l’argent et les autres valeurs au nom et au crédit de l’Association à la banque ou à l’institution financière choisie par les administrateurs. Il doit soumettre au conseil d’administration, lorsque requis par les administrateurs, un relevé détaillé indiquant les recettes et les déboursés ainsi qu’un compte-rendu détaillé relativement à la situation financière de l’Association. Il doit fournir un relevé comptable détaillé de l’état des finances de l’Association, préparé conformément à la Loi, lors de la réunion du conseil d’administration précédant l’assemblée annuelle des membres. Il est chargé de recevoir et de donner des quittances pour les sommes payables à l’Association ainsi que de payer et de recevoir des quittances pour les sommes dues par l’Association, quelle que soit la provenance de celles-ci. Il accomplit tous les devoirs inhérents à sa charge et exerce les pouvoirs et les fonctions déterminés par les administrateurs. Ces derniers peuvent nommer un trésorier-adjoint dans le but d’assister le trésorier de l’Association. 42.Chaque officier peut, en tout temps, remettre par écrit sa démission au conseil d’administration, démission qui devient effective à compter du moment où ce dernier, par résolution, l’accepte. 43.Le conseil d’administration peut destituer un officier de l’Association pour toute raison qu’il juge valable. L’une de ces raisons est le fait de ne pas assister, sans motif valable, à trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration. Le conseil étudie la possibilité de destitution lors d’une réunion où le point apparaît à l’ordre du jour de l’avis de convocation. Le vote de destitution doit recueillir les voix d’au moins les deux tiers des administrateurs présents. 44.Tout officier ou représentant doit éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts, entre son intérêt personnel et celui de l’Association, et il doit dénoncer tout conflit d’intérêts aux administrateurs. LA DIRECTION DE L’ASSOCIATION 45.Le/La directeur/trice de l’Association est engagée par le conseil d’administration. 46.Le/La directeur/trice de l’Association en assume la direction, sous le contrôle des administrateurs. Elle exerce tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par les administrateurs. 47.Le/La directeur/trice de l’Association peut, pour des raisons pratiques, être trésorièr(e) de l’Association. AFFAIRES FINANCIÈRES 48.Le conseil d’administration administre tous les biens de l’Association dans le meilleur intérêt de l’Association. 49.Un administrateur ou un officier agissant ou ayant agi pour et au nom de l’Association n’est pas tenus responsable, à ce titre ou en sa capacité de mandataire, que ce soit vis-à-vis de l’Association ou des tiers, des actes, des choses ou des faits accomplis ou permis, des omissions, des décisions prises ou pas prises, des obligations, des engagements, des paiements effectués, des reçus ou des quittances donnés, de la négligence ou des fautes de tout autre administrateur, officier, employé, préposé ou représentant de l’Association. L’Association doit indemniser ses administrateurs, ses officiers ou ses représentants de tous les frais ou dépenses raisonnables encourus par eux à l’occasion de la défense d’une action, d’une poursuite, d’une procédure civile, criminelle, administrative ou d’une autre procédure juridique auxquelles un (1) ou plusieurs d’entre eux étaient parties en raison de leurs fonctions ou de leur mandat, que cette action, cette poursuite, cette requête ou cette procédure juridique aient été intentées par ou pour le compte de l’Association ou par un tiers excepté celles résultant de sa faute. 50.Un administrateur a le droit de recevoir des avances et a le droit d’être remboursé de tous les frais et dépenses encourus dans l’exécution de son mandat, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire. 51.Les opérations bancaires ou financières de l’Association s’effectuent avec les banques ou avec les institutions financières que le conseil d’administration désigne. Le conseil désigne également un (1) ou plusieurs administrateurs pour effectuer ces opérations bancaires ou financières pour le compte de l’Association. 52.Un (1) ou des vérificateurs doit être nommés à chaque assemblée annuelle des membres de l’Association. Le ou les vérificateurs ont accès à tous les livres, reçus et comptes de l’Association et rendent compte des états financiers de l’année en cours au conseil d’administration. Par la suite, le conseil d’administration soumet les états financiers à l’assemblée annuelle des membres de l’Association. AUTRES DISPOSITIONS 53.Les documents nécessitant la signature de l’Association peuvent être signés par le/la directeur/trice de l’Association et un administrateur, ou par deux (2) administrateurs désignés par le conseil d’administration. Le conseil peut également autoriser toute autre personne à signer des documents. Tous les actes écrits ainsi signés lient l’Association sans autre autorisation ou formalité. 54.Conformément à l’acte constituant l’Association en corporation, en cas de dissolution, d’abandon de charte, de liquidation ou de cessation de ses opérations, les biens de l’Association devront être attribués, après le paiement de ses dettes et obligations, exclusivement à un ou plusieurs organismes qui poursuivent un objet analogue ou similaire. Si l’Association obtient le statut d’organisme de bienfaisance enregistré, le reliquat de ses biens sera distribué exclusivement à un ou plusieurs organismes de bienfaisance enregistrés qui poursuivent un objet analogue ou similaire. Ces organismes seront choisis et acceptés par le conseil d’administration, et acceptés par 75% des membres présents lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cet effet. 55.Dans les présents règlements et dans tout autre règlement de l’Association adopté par la suite, à moins que le contexte ne l’exige autrement, les mots employés au singulier ou au masculin incluent le pluriel ou le féminin, selon le cas, et vice-versa, et les références faites à des personnes incluent les sociétés et corporations. 56.Les membres du conseil d’administration peuvent amender les présents règlements et/ou ajouter d’autres articles. Dans les deux cas, les additions ou amendements sont effectifs s’ils sont approuvés par 75% des membres de l’Association présents à une assemblée annuelle ou spéciale convoquée à cette fin. |